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Google Uma Casa de Axé precisa preservar suas tradições, desenvolver suas atividades e manter condições materiais para continuar existindo. Para isso, lida com despesas, documentos, manutenção de espaços, responsabilidades administrativas e decisões sobre a utilização de recursos.
Essas necessidades não transformam uma Casa em empresa. Revelam que organizações religiosas e comunitárias também possuem uma dimensão administrativa, cuja compreensão pode contribuir para sua continuidade.
É a partir dessa preocupação que desenvolvo o livro Gestão de Casas de Axé.
Administrar sem alterar a finalidade da Casa
Grande parte das ferramentas conhecidas de Administração foi desenvolvida ou difundida em organizações empresariais e instituições públicas. Isso não impede sua utilização em outros ambientes, mas exige atenção às diferenças entre eles.
Uma Casa de Axé possui tradições, relações de pertencimento, formas próprias de autoridade e conhecimentos que não podem ser tratados como simples recursos administrativos.
A organização de despesas, por exemplo, pode ser auxiliada por um orçamento. Esse instrumento permite estimar quanto dinheiro será necessário para determinadas atividades e comparar os recursos disponíveis com os compromissos assumidos.
Entretanto, não cabe ao orçamento estabelecer quais atividades religiosas devem ser consideradas prioritárias. Essa definição pertence aos processos de decisão e às autoridades reconhecidas pela própria comunidade.
A ferramenta administrativa deve contribuir para executar decisões legitimamente tomadas, respeitando a natureza da organização.
O problema da dependência de uma única pessoa
Imagine uma Casa em que apenas uma pessoa sabe quando as contas vencem, onde os documentos estão guardados, quais fornecedores precisam ser procurados e quanto dinheiro está disponível.
Enquanto essa pessoa consegue acompanhar todas as atividades, a organização pode parecer funcionar adequadamente.
A dificuldade surge quando ela precisa se afastar ou deixa de ter condições de exercer suas responsabilidades.
Nesse momento, percebe-se que informações indispensáveis à continuidade administrativa estavam concentradas em uma única pessoa.
Registros simples, responsabilidades suficientemente definidas e documentos acessíveis às pessoas autorizadas podem reduzir essa vulnerabilidade.
Isso não exige transformar todas as decisões em procedimentos formais. Também não significa registrar conhecimentos religiosos reservados ou divulgar informações que a tradição da Casa considera restritas.
O objetivo é assegurar que as atividades administrativas necessárias possam continuar sendo realizadas quando as pessoas ou as circunstâncias mudarem.
Quanto controle é necessário?
Uma pequena Casa, com poucas despesas e atividades relativamente estáveis, pode conseguir organizar suas finanças por meio de registros simples de entradas e saídas de dinheiro.
Outra comunidade, responsável por projetos sociais, empregados, reformas ou atividades financiadas por terceiros, poderá necessitar de procedimentos mais detalhados.
Não existe razão para exigir instrumentos idênticos dessas duas organizações.
O controle deve ser adequado ao problema que pretende enfrentar e viável para as pessoas responsáveis por sua utilização.
Uma planilha sofisticada, que ninguém consegue atualizar, dificilmente será mais útil do que um registro simples mantido regularmente. Da mesma maneira, controles excessivamente informais podem ser insuficientes quando existem obrigações legais, recursos de terceiros ou consequências financeiras significativas.
A escolha depende da realidade da Casa e das responsabilidades envolvidas.
O papel do Acervo Digital de Ferramentas de Gestão
O livro será acompanhado de um Acervo Digital de Ferramentas de Gestão gratuito, com planilhas, roteiros, formulários e outros instrumentos voltados às necessidades administrativas discutidas na obra.
Os materiais serão complementares à leitura. Antes de utilizar uma ferramenta, o leitor poderá compreender o problema que ela pretende resolver, sua finalidade e seus limites.
Cada Casa poderá selecionar, adaptar ou deixar de utilizar os instrumentos conforme suas necessidades.
O acervo não substituirá serviços profissionais. Questões jurídicas, contábeis, tributárias ou outras que exijam conhecimentos específicos deverão ser encaminhadas a profissionais habilitados.
Administração a serviço da continuidade
A contribuição pretendida pelo projeto está em tornar conhecimentos administrativos acessíveis às pessoas responsáveis pela organização das Casas de Axé, sem pressupor que elas tenham formação nessa área.
A continuidade de uma comunidade não depende exclusivamente de instrumentos administrativos. Envolve dimensões históricas, religiosas, culturais e sociais que ultrapassam o alcance da Administração.
Ainda assim, dificuldades de organização financeira, documentação, manutenção ou distribuição de responsabilidades podem comprometer atividades que a comunidade considera importantes.
Administrar essas questões com maior clareza pode ajudar a preservar condições para que cada Casa desenvolva suas atividades de acordo com suas próprias tradições e decisões.
Projeto relacionado: Gestão de Casas de Axé, livro em desenvolvimento, acompanhado de proposta de Acervo Digital de Ferramentas de Gestão gratuito.
